Etkinlik fotoğraflarında asıl sorun: dağıtım
Bir kongre, mezuniyet töreni ya da kurumsal etkinlikte fotoğraf çekmek işin görünen kısmıdır. Asıl iş, çekilen yüzlerce, çoğu zaman binlerce kareyi doğru kişilere ulaştırmaktır. Arşiv tek bir klasör olarak paylaşıldığında her katılımcı bütün fotoğrafları tek tek gezmek zorunda kalır; fotoğraflarını bulamayanlar ise organizasyon ekibine yazar.
Yüz tanıma bu işi tersine çevirir: katılımcı arşivi gezmez, sistem onun yer aldığı kareleri bulur.
Yüz tanıma ile fotoğraf bulma nasıl çalışır?
Süreç dört adımdan oluşur:
- Fotoğraflar yüklenir. Organizasyon ekibi fotoğrafları panelden toplu yükler ya da fotoğrafçının Google Drive klasörünü etkinliğe bağlar. Yapay zekâ modeli karelerdeki yüzleri tespit eder.
- Katılımcı etkinliğe katılır. Etkinlik QR kodunu okutur ya da etkinlik kodunu girer.
- Bilgilendirme ve onay. Taramadan önce ne yapılacağı anlatılır ve katılımcıdan açık rıza istenir.
- Tarama ve eşleştirme. Katılımcı kamerayla yüzünü tarar; sistem bu taramayı etkinliğin fotoğraflarındaki yüzlerle karşılaştırır ve eşleşen kareleri katılımcının galerisine ekler.
Her katılımcı yalnızca kendi yer aldığı fotoğrafları görür; başkalarının fotoğraflarına göz atılamaz. Teknik ayrıntılar yapay zekâ ile fotoğraf bulma sayfasında.
Hangi etkinlikler için uygun?
Yüz tanıma, fotoğraf ve katılımcı sayısının elle dağıtımı zorlaştırdığı etkinliklerde en çok fark yaratır:
- Kongre ve sempozyumlar: çok günlü, paralel oturumlu programlarda arşiv hızla büyür.
- Mezuniyet törenleri: yüzlerce mezun aynı karelerde yer alır; aileler de fotoğraf ister.
- Kurumsal etkinlikler: lansman, bayi toplantısı ve ödül törenlerinde fotoğraflar hem iletişim malzemesi hem kişisel veridir.
- Fuar ve festivaller: katılımcı akışı yoğundur, karelerin çoğu kalabalık çekimdir.
Etkinlik türüne göre akışı kongre, mezuniyet ve kurumsal etkinlik sayfalarında ayrıca anlattık.
Organizatör olarak adım adım kurulum
- Etkinliği oluşturun. Panelde etkinliği tanımlayın; sistem etkinliğe özel bir QR kod üretir.
- Fotoğraf akışını belirleyin. Fotoğrafları etkinlik sonunda toplu yükleyebilir ya da fotoğrafçının Google Drive klasörünü bağlayıp kareleri çekildikçe aktarabilirsiniz.
- QR kodu görünür yerlere koyun. Yaka kartı, program, fuaye ekranı ve sahne ekranı iyi adaylardır.
- Katılımcıyı önceden bilgilendirin. Yüz taramasının nasıl çalıştığını ve onay vermek istemeyenlerin fotoğraflarını nasıl isteyebileceğini duyurun.
- Telefonsuz seçeneği düşünün. Alana kurulan dokunmatik kiosk, telefon kullanmak istemeyen katılımcıların da fotoğraflarını bulmasını sağlar.
Fotoğrafçılık, saha teknik desteği ve LED ekran gibi ek hizmetler de etkinliğe eklenebilir.
Gizlilik: katılımcıya ne söylemelisiniz?
Yüz verisi kişisel verilerin en hassas türlerinden biridir. Bu yüzden katılımcıya açık ve sade bilgi vermek, sistemin kendisi kadar önemlidir. PhotoFocus'ta:
- tarama yalnızca katılımcı onay verirse yapılır,
- taramada alınan görüntü eşleştirme için kullanılır ve kaydedilmez,
- arama yalnızca katılımcının katıldığı etkinliğin fotoğraflarında yapılır,
- etkinlik organizatörü yüz verisini göremez,
- etkinlik verileri belirli bir süre sonra otomatik olarak silinir.
Ayrıntılar Gizlilik sayfasında. Hukuki çerçeve için etkinlikte fotoğraf çekimi ve KVKK yazımıza göz atabilirsiniz.
Yüz tanıma mı, klasör paylaşımı mı?
Fotoğraf dağıtımında en sık kullanılan yöntem, bütün arşivi bir bulut klasörüne koyup bağlantısını paylaşmaktır. Kurması kolaydır ama yükü katılımcıya bırakır. İki yöntemi organizatör gözüyle karşılaştırdığımızda fark şöyle ortaya çıkar:
- Katılımcının harcadığı emek: klasörde katılımcı bütün kareleri tek tek gezer; yüz tanımada yalnızca kendi karelerini görür.
- Gizlilik: klasör bağlantısına sahip olan herkes herkesin fotoğrafını görür ve indirir; yüz tanımada her katılımcı yalnızca kendi yer aldığı fotoğraflara ulaşır.
- Kontrol: paylaşılan bir bağlantının nereye yayıldığı takip edilemez; etkinliğe bağlı bir sistemde erişim etkinlikle sınırlı kalır.
- Organizasyon ekibinin iş yükü: klasör yönteminde “fotoğrafım nerede?” soruları etkinlikten sonra da sürer; yüz tanımada katılımcı fotoğraflarını kendi bulur.
- Kurulum: klasör birkaç dakikada hazırdır; yüz tanıma için etkinliğin oluşturulması, QR kodun dağıtılması ve katılımcının bilgilendirilmesi gerekir.
Küçük ve kapalı bir grupta klasör paylaşımı yeterli olabilir. Katılımcı sayısı arttıkça ve fotoğraflar kişisel veri hassasiyeti taşıdıkça kişiye özel dağıtım öne çıkar.
Etkinlik sonrası: fotoğraflar ne kadar erişilebilir?
Etkinlik verileri belirli bir süre sonra otomatik olarak silinir. Bu, hem katılımcının verisinin gereğinden uzun saklanmamasını sağlar hem de organizatörün saklama yükünü azaltır. Ancak katılımcılar bu süreyi bilmezse indirmeyi erteleyebilir.
Bu yüzden etkinlik kapanışında, teşekkür e-postasında ya da sosyal medya paylaşımında fotoğrafların ne zamana kadar erişilebilir olacağını hatırlatmanızı öneririz. Süre dolduktan sonra fotoğraf isteyen katılımcıları nasıl yönlendireceğinizi de önceden belirleyin.
Sık yapılan hatalar
- QR kodu tek bir yerde göstermek: katılımcıların çoğu kodu görmeden etkinlikten ayrılır.
- Onay vermeyenleri unutmak: fotoğraflarını nasıl isteyebileceğini bilmeyen katılımcılar organizasyon ekibine döner.
- Fotoğrafları çok geç yüklemek: katılımcının ilgisi etkinlik sırasında ve hemen sonrasında en yüksektir; Drive bağlantısı bu boşluğu kapatır.
- Silinme tarihini duyurmamak: katılımcılar indirmeyi erteler ve süre dolduktan sonra fotoğraf ister.
