Bu yazı hakkında
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir. Etkinliğinizin veri işleme süreçleri ve kullanacağınız metinler için bir hukuk danışmanından görüş almanızı öneririz.
Etkinlik fotoğrafı neden kişisel veridir?
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, kimliği belirli ya da belirlenebilir bir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi kişisel veri sayar. Bir kişinin tanınabildiği fotoğraf bu tanıma girer. Yani bir kongrede, mezuniyet töreninde ya da kurumsal etkinlikte çekilen fotoğrafların büyük bölümü kişisel veridir.
Fotoğraftan kişiyi tanımaya yarayan yüz verisi ise biyometrik veridir ve Kanun'da özel nitelikli kişisel veriler arasında sayılır. Bu tür verilerin işlenmesi daha sıkı şartlara bağlıdır.
Çekimden önce: katılımcıyı bilgilendirmek
Kanun, kişisel veriyi işleyenin kişileri bilgilendirmesini (aydınlatma yükümlülüğü) öngörür. Etkinliklerde bu genellikle şu yollarla yapılır:
- kayıt formunda ya da bilet alma adımında kısa ve anlaşılır bir aydınlatma metni,
- etkinlik alanının girişinde fotoğraf ve video çekimi yapıldığını belirten bir bilgilendirme,
- fotoğrafların hangi amaçla kullanılacağının (katılımcılarla paylaşım, kurum içi iletişim, sosyal medya) açıkça yazılması,
- fotoğrafların ne kadar süre saklanacağının ve kimlerle paylaşılacağının belirtilmesi.
Bazı organizatörler fotoğraf çekilmek istemeyen katılımcılar için farklı renkte yaka kartı gibi görünür bir işaret kullanır. Bu, fotoğrafçının sahada doğru karar vermesini kolaylaştırır.
Çekimden sonra: fotoğrafları paylaşmak
Fotoğrafların nasıl paylaşıldığı, nasıl çekildiği kadar önemlidir. Sık kullanılan yöntemlerin riskleri farklıdır:
- Herkese açık klasör ya da bağlantı: bağlantıya sahip olan herkes bütün fotoğrafları görür ve indirir; bağlantının nereye yayıldığı takip edilemez.
- Mesajlaşma grupları: fotoğraflar kişilerin telefonlarına kopyalanır; kontrol tamamen kaybolur.
- Sosyal medya: katılımcının açıkça tanındığı fotoğrafları kurumsal hesaplarda yayımlamadan önce ayrıca değerlendirme yapmak gerekir.
- Kişiye özel erişim: her katılımcının yalnızca kendi fotoğraflarını gördüğü yöntemler, paylaşılan veri miktarını en aza indirir.
İzinsiz fotoğraf paylaşımının riskleri
Bir kişinin fotoğrafını onun bilgisi dışında ve amacını aşacak şekilde yaymak, hem KVKK hem genel hukuk açısından sorun yaratabilir. Kişiler veri sorumlusuna başvurabilir, Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilir ya da yargı yoluna gidebilir. Yaptırımların türü ve kapsamı olaya göre değişir; somut bir durum için mutlaka bir hukukçuya danışın.
Organizatör açısından en sağlıklı yaklaşım, fotoğrafları amaçla sınırlı tutmak ve gerekenden geniş bir kitleyle paylaşmamaktır.
Fotoğrafçı ve hizmet sağlayıcılarla çalışırken
Etkinlik fotoğraflarını çoğu zaman organizatör değil, anlaşmalı bir fotoğrafçı çeker; dağıtım için de bir yazılım ya da platform kullanılır. Bu durumda fotoğraflar organizatörün kontrolünden çıkmadan önce birkaç konunun netleşmesi gerekir:
- fotoğrafların kime ait olduğu ve hangi amaçlarla kullanılabileceği,
- fotoğrafçının kareleri kendi portföyünde ya da sosyal medyasında kullanıp kullanamayacağı,
- dağıtım platformunun verileri nerede ve ne kadar süre sakladığı,
- etkinlik bittikten sonra fotoğrafların nasıl silineceği.
Bu konuları hizmet sözleşmesinde yazılı olarak belirlemek, sonradan çıkabilecek anlaşmazlıkların önüne geçer.
Öğrenciler ve çocuklar yer alıyorsa
Mezuniyet törenleri, okul etkinlikleri ve aile katılımlı organizasyonlarda fotoğraflarda çocuklar da yer alabilir. Bu tür etkinliklerde bilgilendirmenin velilere de ulaşması, sosyal medya paylaşımlarında daha temkinli davranılması ve fotoğrafların yalnızca ilgili kişilerle paylaşılması özellikle önemlidir. Bu konuda kurumunuzun kendi politikası varsa ona göre hareket edin.
Yüz tanıma kullanılacaksa
Yüz tanıma, fotoğrafları kişiye özel dağıtmanın etkili bir yoludur; ancak biyometrik veri işlediği için ek özen gerektirir. İyi bir akışta katılımcı taramadan önce bilgilendirilir ve açık rızası alınır, onay vermeyene gerçek bir alternatif sunulur, taramada alınan görüntü saklanmaz ve arama yalnızca o etkinlikle sınırlı kalır.
Bu konuyu etkinlikte yüz tanıma ve açık rıza yazımızda ayrıntılı ele aldık; PhotoFocus'un yaklaşımı Gizlilik sayfasında.
Organizatör için kısa kontrol listesi
- Kayıt formuna fotoğraf çekimiyle ilgili aydınlatma metni eklendi mi?
- Etkinlik alanında çekim yapıldığına dair bilgilendirme var mı?
- Fotoğraf çekilmek istemeyenler için bir işaret ya da yöntem belirlendi mi?
- Fotoğraflar herkese açık bir bağlantı yerine kişiye özel bir yöntemle mi paylaşılıyor?
- Saklama süresi ve silinme tarihi katılımcılara duyuruldu mu?
- Yüz tanıma kullanılıyorsa açık rıza ve alternatif yol hazır mı?
